Senki sem szeret rendszeresen rohangálni a könyvelőhöz a bizonylatokkal. Szerencsére ma már van ennek könnyebb módja is, amellyel hatékonyabbá válhat az együttműködés. Cikkünkből kiderül, hogyan egyszerűsíthető a vállalkozó és a könyvelő közötti kapcsolat.
Ma már bátran ki lehet használni a digitalizáció nyújtotta lehetőségeket. Így már az sem feltétlenül fontos szempont a könyvelő kiválasztásakor, hogy területileg közel legyen a vállalkozás székhelyéhez. Hiszen nem kell heti vagy havi szinten találkozni vele a bizonylatok átadása miatt. Szóval egy soproni vállalkozónak akár Budapesten is lehet a könyvelője.
A könyvelőnek ma már nem kell területileg közel lennie a vállalkozáshoz
Kommunikálni nem csak személyesen lehet, hanem akár telefonon, Viberen, Skype-on, Messengeren vagy Zoomon is. Természetesen szigorúan csak munkaidőben, tiszteletben kell tartani a szakember szabadidejét. Érdemes használni a technika nyújtotta lehetőségeket. A bizonylatok pedig nemcsak személyesen vihetőek el a könyvelőnek, hanem akár postai úton vagy futárszolgálattal is eljuttathatóak.
Nemcsak a kommunikációt könnyítették meg a technikai újítások, hanem a bizonylatok továbbítását is. Az elektronikus számlák bátran küldhetőek e-mailben vagy Dropboxon. Ezeket a változatokat nem kell kinyomtatni, persze nem tilos, de egy esetleges ellenőrzés során az adóhatóság biztosan elektronikusan fogja kérni. Elektronikus adattárolásra pedig bátran használható a OneDrive és a Google Drive.
Vállalkozóként érdemes olvasási jogosultságot adni a könyvelőnek
A két fél közötti kapcsolat tovább egyszerűsíthető és hatékonyabbá tehető, ha olvasási jogosultságot kap a rendszerhez a szakember. Ez a számlázó programokra, valamint a vállalatirányítási rendszerekre egyaránt érvényes. A jogosultság beállítása is csupán néhány kattintást igényel, egyszerűen és gyorsan elvégezhető.
Ráadásul néhány könyvelő, számlázó program már teljes automatizmust biztosít az ügyfelek számára. Ez azt jelenti, hogy bizonyos időközönként a programba maguktól bekerülnek a különféle bizonylatok. Ez nagyban megkönnyíti az adatáramlást a vállalkozók és a könyvelők között. Így pedig időt, energiát és pénzt spórolhat a vállalkozó, miközben a könyvelő is hatékonyabban tudja végezni a munkáját.
Nemcsak a könyvelők kaphatnak elektronikusan és automatizáltan adatokat
Az említettek fordítottja is igaz, vagyis nemcsak a szakemberek kaphatnak elektronikusan és automatizáltan adatokat a vállalkozással kapcsolatban. A vállalkozók is kaphatnak elektronikusan adatokat a számlázó programból. Például a kettős könyvvitelt vezetők esetében, bizonyos időközönként visszaérkezhet a főkönyvi kivonat.
Sőt, arra is van lehetőség, hogy a program automatikusan visszaadja a vállalkozók számára a sarokszámokat, melyek alapján gyorsan lehet döntést hozni.
