Az otthonainkban éppúgy szükség lehet az évek során összegyűlt számlák, iratok, gyerekrajzok és más papírok rendezésére, akárcsak az irodákban, ahol egyébként még nagyobb rendet kell tartani az áttekinthetőség és a hatékonyság érdekében.
A szekrényekben, fiókokban is átláthatóbban tárolhatók, archiválhatók az akták, ha a csoportosításukra különféle irattartókat, papucsokat, mappákat, dossziékat, tálcákat, tasakokat, dobozokat használunk. Számtalan méret, típus, szín és többféle anyag közül választhatunk igényeinknek megfelelően. Egy jól megválasztott iratrendező megkönnyíti a dolgunkat, hatékonyabbá teszi a munkát, érdemes tehát a céloknak megfelelően választani. Mutatjuk, milyen szempontokat ajánlatos mérlegelni!
Fejlesszük tökélyre az iratok rendezését!
A jó dokumentáció a vállalkozás működtetésének kulcsa, hiszen ha ez nem megoldott, rengeteg munkaóra mehet el az iratok keresésével, és a feladatok frusztrálttá, stresszessé tehetik a munkavállalókat. A dokumentumkezelés ma is fontos tevékenység, hiszen a számítógépek és az internet térnyerése ellenére jó néhány papíralapú dokumentumra szükség van egy cégben, illetve otthon is.
Bosszantó és a munkafolyamatokat is hátráltatja, ha a dokumentumok nem könnyen hozzáférhetőek, így nem találunk semmit, amikor szükségünk lenne rá. Az iratok tárolása, rendszerezése, visszakeresése és megosztása, legyenek azok egy szerveren, egy számítógépen vagy egy irattartó szekrényben, elengedhetetlen a hatékonysághoz.
Irattárolás egykor és napjainkban
A modern dokumentumkezelés első példája, az irattartó szekrény már a 19.század óta szolgálja a vállalkozásokat, és ma, a digitalizáció korában is fontos felszerelése az irodáknak. A fénymásolás 1960-as évekbeli megjelenésével az üzleti dokumentumok még nagyobb mennyiségben jelentek meg, így az irattartó szekrények minden iroda alapvető bútordarabjává váltak. Mindez az 1980-as években változott meg, amikor a PC-k, szövegszerkesztők és szerverek átvették a dokumentumkészítés és -tárolás szerepét. A szkennerek lehetővé tették a meglévő papíralapú dokumentumok digitalizálását.
Az átállás révén a dokumentumok ma már bárhonnan elérhetők, és sokkal kevesebb helyet foglalnak.
Annak ellenére, hogy az üzleti dokumentumkezelés egyre kevésbé függ az iratkezelőktől, titkárnőktől, még ma is sok munkahelyen rendetlenség és zűrzavar uralkodik. Az iratrendezők különböző fajtái ezen próbálnak segíteni.
Ezért fontos az iratrendezők beszerzése
A meglévő akták csoportosítása idegőrlő feladat lehet, ha korábban elmaradt a rendszerezés, azonban ha készen vagyunk vele, és onnantól tartjuk magunkat a kialakított rendhez, pillanatok alatt megleszünk vele.
A különféle tetszetős és adott iratoknak megfelelő méretű tárolók megkönnyítik a kategorizálást, kereshetővé teszik a dokumentumokat. Igyekezni kell azonban csökkenteni a papíralapú dokumentumokat, illetve ezek tárolását, hiszen költséges, helyigényes. Ebben is segíthet az iratrendezés.
