Az egyes vállalkozások életében, mérettől és tevékenységtől függetlenül, rengeteg dokumentumot kell kezelni. Hivatalos iratok, bevallások, szerződések, számlák, beszállítók és még az alkalmazottak papírjairól nem is beszéltünk. Minél nagyobb a vállalat, az adminisztráció mértéke is csak növekedni fog.
A digitalizáció valóban segítséget jelent?
Az adminisztráció egy olyan terület, ahol egyrészt érdemes előre megtervezni a folyamatokat, hogy hogyan lehet a leghatékonyabban elvégezni a feladatokat. Másrészt bizonyos időközönként érdemes felülvizsgálni a jelenleg alkalmazott módszereket, hisz rengeteg újítással, fejlesztéssel találkozhatunk évről évre. Ezért is olyan hatékony a Thalassys dokumentummenedzsment szolgáltatása, amely tulajdonképpen egy vállalati tartalomkezelő rendszert jelent, és a segítségével az üzleti folyamatokat teljes mértékben digitalizálhatjuk.
Több jel is utalhat arra, hogy bizony eljött az ideje annak, hogy átalakítsuk az adminisztráció alapvető folyamatait. Ezek közé tartozik, ha nem találjuk azokat a dokumentumokat, amelyekre éppen szükségünk van. Ha illetéktelenek is ráláthatnak az egyes iratokra, az szintén több problémát is okozhat.
Ha a folyamatok nehézkesen futnak le, vagy egyáltalán nem is mennek végbe, akkor a dokumentumok kezelésénél érdemes keresni először a hiba forrását. Ha egyre nagyobb kihívást jelent a papíralapú iratok, számlák, szerződések használata, vagy már a jóváhagyási folyamatok sem működnek, akkor ideje minél hamarabb felvenni a kapcsolatot egy profi szakemberrel.
Digitális dokumentumkezelőket már 1996-tól használnak, amelyek közül az egyik legnépszerűbb az ELŐ. A segítségével a digitális archiválás, a munkafolyamatok vezérlése, a csoportmunka támogatása és természetesen az elektronikus dokumentumkezelés a következő szintre emelheti a vállalat hatékonyságát.
Számos előnyt nyújt a vállalkozás számára
A legfőbb pozitívumok közé tartozik, hogy az automatizált folyamatokkal időt takaríthatunk meg. Ezt más, fontosabb műveletekre csoportosíthatjuk át, vagy egyszerűen tovább növelhetjük az adminisztráció hatékonyságát. A költségek is csökkenni fognak, valamint a céges feladatok elvégzése miatt sem kell többé aggódni.
A megfelelő számlakezelés, digitalizált bejövő posta, munkaerő-felvétel és továbbképzés menedzsment, digitális személyzeti akta és a szerződéskezelés az egész vállalat hatékonyságát növelni fogja.
Nem érdemes halogatni a fejlesztést
Ugyan elsőre hatalmas változásnak tűnhet a digitális dokumentummenedzsment bevezetése, de napjainkban ez már viszonylag gyorsan elvégezhető. Az emberek többsége használ számítógépet, laptopot és/vagy okostelefont. Az ECM rendszerek kialakítása teljesen felhasználóbarát, így a munkatársakat is gyorsan be lehet tanítani az új környezetbe. A csapatmunka támogatása, a folyamatvezérlés és az adatelemzés egyértelműen a következő szintre fog lépni.
