Létezik olyan vállalatirányítási rendszer, amely ideális az olyan szolgáltatók számára, mint a prevenciós központok, fogorvosi rendelők vagy szépségszalonok. Lényegében bármilyen szolgáltatási szektorban tevékenykedő cég kihasználhatja az ilyen rendszer előnyét, amely működésének fontos részét képezi az, hogy az ügyfelek időpontot foglalhatnak hozzájuk.
A D4S által kifejlesztett vállalatirányítási rendszer képes arra, hogy az időpontfoglalással egyidejűleg annak díját is beszedje. Erre az úgynevezett CRM modulnak köszönhetően van lehetőség. Ez azért rendkívül előnyös egy vállalat szemszögéből nézve, mert így jelentősen csökkenhet a visszamondások száma.
Időpontfoglalás manuálisan vagy ügyfelek által
Időpontfoglalásra az ERP rendszer keretein belül is van lehetőség manuálisan, például ha valaki telefonon vagy e-mailben szeretne időpontot foglalni. Erre a célra alkalmas lehet a rendszerhez kapcsolódó weboldal is, így az ügyfelek maguk is intézhetik ezt mindenféle segítség nélkül.
Az online időpontfoglalás rendkívül egyszerűvé tehető. Megoldható, hogy a weboldalon lévő adatok a vállalatirányítási rendszerből töltődjenek be, azaz dinamikusan lehessen őket változtatni az igényeknek megfelelően.
Az online időpontfoglalás lépései
Időpontfoglalás esetén rengeteg részlet bekérhető a foglalótól. Első lépésként érdemes tisztázni, hogy milyen helyszínen milyen szolgáltatást szeretne az ügyfél igénybe venni. A következő teendő maga az időpont kiválasztása. A rendszer automatikusan csak a szabad időpontokat kínálja fel, így elkerülhetők az ütközések. Az ügyfelek maguk dönthetik el, hogy az adott héten vagy egy későbbi időpontban szeretnének-e élni a cég szolgáltatásával.
A következő fontos lépés a számlázási adatok bekérése. Először azt kell meghatároznia a kliensnek, hogy cégként vagy magánszemélyként foglal. Ezt követően a rendszer bekéri a nevét, e-mail-címét, telefonszámát. A pontos cím megadására is szükség van, beleértve az irányítószámot, a várost, a közterület nevét, jellegét és a házszámot is. Ezen mezők kivétel nélkül kötelezővé tehetők, így biztosítva azt, hogy mindenki mindent kitöltsön.
Fizetés és számlázás
Ahogyan az már korábban említésre került, az időpontfoglalással egyidejűleg kínál lehetőséget a rendszer a fizetésre is. Ez megoldható online bankkártyával, banki átutalással vagy PayPal segítségével.
Amelyik szolgáltató szeretne, készpénzes vagy kártyás fizetést is lehetővé tehet a helyszínen, bár ez esetben számolni kell a lemondás magasabb kockázatával. A fizetési opció integrálása nem kötelező, az online időpontfoglalás enélkül is kialakítható. Az összegző oldalt követően adott esetben véglegesíthető a fizetés és ezzel együtt a foglalás is. A rendszer a megadott címre visszaigazoló e-mailt küld.
A szolgáltató a CRM modulban lista vagy naptár nézetben láthatja a lefoglalt időpontokat. Az adminisztrációra fordított idő lerövidül, mivel a számla az ügyfél által megadott adatok alapján egy kattintással kiállítható.
